Eure WEG findet keinen Verwalter? So klappt die Selbstverwaltung

Warum kleine WEG so schwer einen Verwalter finden

Für eine Verwaltung rechnet sich eine Gemeinschaft mit vier, sechs oder zehn Einheiten oft kaum: Der Aufwand für Versammlung, Abrechnung und Kommunikation ist ähnlich hoch wie bei einer großen Anlage, die Vergütung aber deutlich geringer. Dazu kommt, dass Verwalter seit der WEG-Reform eine Zertifizierung brauchen und viele Büros ohnehin ausgelastet sind. Das Ergebnis kennen viele Eigentümer: Absagen, keine Rückmeldung oder Angebote, die pro Einheit kaum bezahlbar sind.

Darf eine WEG sich selbst verwalten?

Ja. Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt nicht vor, dass immer ein externer Verwalter bestellt sein muss. Hat die WEG keinen Verwalter, wird sie durch alle Eigentümer gemeinschaftlich vertreten (§ 9b WEG). Im Alltag ist das unpraktisch – deshalb lohnt es sich, per Beschluss klar zu regeln, wer welche Aufgaben übernimmt und wer gegenüber Banken, Versicherungen und Handwerkern handeln darf.

Wichtig: Jeder Eigentümer kann grundsätzlich verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Für kleine Gemeinschaften gibt es aber eine Erleichterung: Bei weniger als neun Sondereigentumsrechten kann einer der Eigentümer selbst zum Verwalter bestellt werden – ein Zertifikat braucht er nur, wenn mindestens ein Drittel der Eigentümer das verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Für kleine WEG ist das der übliche Weg: Ein Eigentümer übernimmt das Amt, die anderen unterstützen ihn.

Diese Aufgaben müsst ihr selbst erledigen

• Eigentümerversammlung: mindestens einmal im Jahr, mit ordnungsgemäßer Einladung in Textform und Protokoll (§ 24 WEG).
• Beschlusssammlung: Alle Beschlüsse werden fortlaufend dokumentiert (§ 24 Abs. 7 WEG).
• Wirtschaftsplan: Er legt fest, welche Hausgeld-Vorschüsse jeder Eigentümer zahlt (§ 28 Abs. 1 WEG).
• Jahresabrechnung: Nach Ablauf des Jahres beschließt ihr über Nachzahlungen oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG).
• Erhaltungsrücklage: Eine angemessene Rücklage für Reparaturen gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 WEG).
• Laufendes: Gemeinschaftskonto, Versicherungen, Verträge (z. B. Hausmeister, Wartung), Rechnungen prüfen und bezahlen, Schäden beauftragen.

So organisiert ihr die Selbstverwaltung in vier Schritten

1. Zuständigkeiten beschließen: Wer kümmert sich um Konto und Zahlungen, wer um Versammlung und Protokoll, wer ist Ansprechpartner für Handwerker? Haltet das per Beschluss fest.
2. Eigenes WEG-Konto: Das Geld der Gemeinschaft gehört auf ein Konto der WEG, nicht auf das Privatkonto eines Eigentümers.
3. Alles an einem Ort: Teilungserklärung, Beschlüsse, Verträge, Rechnungen und Abrechnungen gehören in einen gemeinsamen, sicheren Ablageort. Ein digitales Portal spart hier viel Suchen und Streit.
4. Abrechnung planen: Die Jahresabrechnung ist der aufwändigste Teil. Entweder ihr erstellt sie selbst (siehe Hausgeldabrechnung selbst erstellen) oder ihr gebt sie an einen Abrechnungsservice ab.

Selbstverwaltung mit Unterstützung: das Beste aus beiden Welten

Viele Gemeinschaften wollen die Kontrolle behalten, aber nicht jede Aufgabe selbst stemmen. Genau dafür gibt es Zwischenlösungen: Ihr bleibt selbst Verwalter, holt euch aber Werkzeuge und Unterstützung dazu – zum Beispiel ein Portal für Dokumente und Kommunikation, Vorlagen für Einladung und Protokoll und einen Service, der die Jahresabrechnung erstellt. So bleibt der Aufwand für die Eigentümer überschaubar, und die Kosten liegen meist deutlich unter einer klassischen Fremdverwaltung.

Wie das bei uns aussieht, findest du unter WEG-Selbstverwaltung und auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind eure Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Beschlüsse sowie die aktuelle Rechtslage.