Ratgeber · Abrechnung
Hausgeldabrechnung selbst erstellen: Schritt für Schritt für kleine WEG
Die Jahresabrechnung ist für viele selbstverwaltete Gemeinschaften die größte Hürde. Mit einer sauberen Buchhaltung über das Jahr und einer klaren Struktur ist sie aber gut machbar. So gehst du vor.
Was in eine Hausgeldabrechnung gehört
- Gesamtabrechnung: alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Kalenderjahr, abgeglichen mit dem WEG-Konto.
- Einzelabrechnungen: für jede Wohnung der Anteil an den Kosten, verglichen mit den gezahlten Vorschüssen. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
- Erhaltungsrücklage: Stand zu Jahresbeginn, Zuführungen, Entnahmen, Stand zum Jahresende.
- Vermögensbericht: Ist ein Verwalter bestellt, stellt er nach Ablauf des Jahres zusätzlich einen Vermögensbericht auf (§ 28 Abs. 4 WEG) – mit Rücklage und wesentlichem Vermögen der Gemeinschaft.
Schritt für Schritt zur Abrechnung
- Kontoauszüge und Belege sammeln: Alle Buchungen des WEG-Kontos von Januar bis Dezember, dazu Rechnungen und Verträge. Was nicht auf dem Konto steht, gehört nicht in die Abrechnung.
- Kosten Kategorien zuordnen: z. B. Wasser, Müll, Gebäudeversicherung, Hausstrom, Heizung, Hausmeister, Reparaturen, Verwaltung, Kontoführung.
- Verteilerschlüssel festlegen: Standard sind die Miteigentumsanteile laut Teilungserklärung (§ 16 Abs. 2 WEG). Für einzelne Kostenarten kann die Gemeinschaft einen anderen Schlüssel beschließen, etwa nach Verbrauch oder nach Einheiten.
- Heizkosten gesondert verteilen: Bei zentraler Heizung schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass 50 bis 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch verteilt werden.
- Einzelabrechnungen erstellen: Kostenanteil je Wohnung minus gezahlte Vorschüsse ergibt Nachzahlung oder Guthaben.
- Rücklage darstellen: Entwicklung der Erhaltungsrücklage übersichtlich ausweisen.
- Beschluss fassen: In der Eigentümerversammlung beschließt ihr über die Nachzahlungen bzw. Anpassung der Vorschüsse. Die Abrechnung selbst dient als Grundlage.
Tipp für vermietende Eigentümer
Wer seine Wohnung vermietet, braucht die Hausgeldabrechnung als Grundlage für die eigene Nebenkostenabrechnung – und die muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Deshalb lohnt es sich, in der Hausgeldabrechnung die umlagefähigen Kosten (nach Betriebskostenverordnung) getrennt von den nicht umlagefähigen (z. B. Verwaltung, Instandhaltung, Rücklage) auszuweisen. Hilfreich ist außerdem ein gesonderter Ausweis der Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, die Eigentümer und Mieter steuerlich geltend machen können (§ 35a EStG). Mehr zu den Fristen: Nebenkostenabrechnung – Fristen und Pflichten.
Typische Fehler – und wie ihr sie vermeidet
- Abgegrenzte statt tatsächliche Zahlungen: In die Jahresabrechnung gehören die im Jahr tatsächlich geflossenen Beträge – Ausnahme sind die Heizkosten, die nach Verbrauch abgerechnet werden.
- Falscher Verteilerschlüssel: Immer Teilungserklärung und frühere Beschlüsse prüfen.
- Rücklage vergessen: Zuführungen zur Rücklage sind keine Ausgaben, die einfach „verschwinden“ – sie müssen nachvollziehbar dargestellt werden.
- Belege nicht griffbereit: Jeder Eigentümer hat ein Recht auf Einsicht. Ein digitales Archiv erspart Diskussionen.
Selbst machen oder abgeben?
Für eine kleine Gemeinschaft mit einfacher Kostenstruktur ist die Abrechnung mit einer guten Tabellenvorlage machbar. Sobald Heizkosten, mehrere Verteilerschlüssel oder vermietete Einheiten dazukommen, steigt der Aufwand deutlich. Dann lohnt sich ein Abrechnungsservice: Ihr liefert Kontoauszüge und Belege, wir erstellen Gesamt- und Einzelabrechnungen – ab 49 € je Einheit (mind. 149 € je WEG, netto).
Häufige Fragen
Bis wann muss die Hausgeldabrechnung fertig sein?
Das WEG nennt keine feste Frist. Üblich ist die Beschlussfassung in der ersten Jahreshälfte. Vermietende Eigentümer brauchen die Abrechnung rechtzeitig, damit sie die Nebenkostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten erstellen können.
Worüber wird in der Eigentümerversammlung abgestimmt?
Seit der WEG-Reform 2020 beschließen die Eigentümer über die Einforderung von Nachschüssen bzw. die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Die Abrechnung bildet dafür die Grundlage.
Nach welchem Schlüssel werden die Kosten verteilt?
Grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen. Abweichende Schlüssel können vereinbart oder für einzelne Kostenarten beschlossen werden. Heizkosten werden nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt.
Was kostet es, die Abrechnung erstellen zu lassen?
Bei SaMe Immobilien kostet die WEG-Hausgeld- und Jahresabrechnung ab 49 € je Einheit, mindestens 149 € je WEG, netto.
Ihr wollt das nicht allein stemmen?
Wir richten kleinen Eigentümergemeinschaften Portal, Abläufe und Abrechnung ein – zum Festpreis und persönlich erreichbar. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Kostenloses Erstgespräch →Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind eure Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Beschlüsse sowie die aktuelle Rechtslage.
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