Ratgeber · Vermieter
Nebenkostenabrechnung: Fristen, Pflichten und typische Fehler
Für die Abrechnung 2025 läuft die Frist am 31. Dezember 2026 ab. Wer sie verpasst, verliert in der Regel seine Nachforderung. Hier findest du die wichtigsten Regeln für private Vermieter auf einen Blick.
Die wichtigsten Fristen
- Abrechnungszeitraum: höchstens zwölf Monate, meist das Kalenderjahr.
- Abrechnungsfrist für den Vermieter: Zugang beim Mieter spätestens zum Ende des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absendedatum.
- Folge bei Verspätung: Nachforderungen sind ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
- Einwendungsfrist für den Mieter: Einwände muss der Mieter spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erheben.
Was in jede Abrechnung gehört
Damit eine Abrechnung formell wirksam ist, muss sie nachvollziehbar sein. Dazu gehören mindestens:
- die Gesamtkosten je Kostenart,
- der verwendete Verteilerschlüssel (z. B. Wohnfläche, Personen, Verbrauch),
- der daraus berechnete Anteil des Mieters,
- der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Der Mieter hat außerdem das Recht, die Belege einzusehen.
Welche Kosten umgelegt werden dürfen
Umlegen darfst du nur Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind und im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart wurden – zum Beispiel Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherung und Hauswart. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen sowie die Zuführung zur Erhaltungsrücklage.
Aktuelle Punkte, die du kennen solltest
- Kabelfernsehen: Seit dem 1. Juli 2024 dürfen die Kosten für einen Kabel-TV-Sammelanschluss nicht mehr über die Nebenkosten umgelegt werden.
- CO₂-Kosten: Bei Wohngebäuden mit Öl- oder Gasheizung werden die CO₂-Kosten seit 2023 nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto größer der Anteil des Vermieters.
- Grundsteuer: Seit 2025 gilt die reformierte Grundsteuer. Die neuen Beträge fließen erstmals in die Abrechnung für 2025 ein – prüfe also den aktuellen Bescheid.
- Heizkosten: Nach der Heizkostenverordnung werden 50 bis 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch verteilt.
Wenn die Wohnung in einer WEG liegt
Als vermietender Wohnungseigentümer brauchst du die Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft als Grundlage. Kommt sie spät, wird es eng mit der Zwölf-Monats-Frist. Plane deshalb mit deiner WEG frühzeitig, wann die Jahresabrechnung vorliegt – und lass dir die umlagefähigen Kosten getrennt ausweisen. Mehr dazu: Hausgeldabrechnung selbst erstellen.
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Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung 2025 beim Mieter sein?
Bei Abrechnung nach Kalenderjahr bis spätestens 31. Dezember 2026. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Eine Nachforderung ist dann in der Regel ausgeschlossen, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters musst du trotzdem auszahlen.
Darf ich Verwaltungskosten umlegen?
Nein. Verwaltungskosten, Reparaturen und die Rücklage sind keine umlagefähigen Betriebskosten.
Wie lange hat der Mieter Zeit für Einwände?
Bis zum Ende des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung.
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Kostenloses Erstgespräch →Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind eure Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Beschlüsse sowie die aktuelle Rechtslage.
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